งานที่ปฏิบัติ
1.) รับส่งแฟ้มเอกสาร
2.) ออกเลขทะเบียนหนังสือภายในผ่านระบบ Orcle จำนวน 2 เรื่อง
3.) แยกแฟ้มเอกสานตามเลขที่เพื่อนำเอกสารเข้าแฟ้ม จำนวน 125 แฟ้ม
4.) ลงบันทุกสมุดรายงานรับเช็คคืน จำนวน 2 เรื่อง
5.) จัดทำป้ายชื่อแฟ้มเพื่อจัดใส่สันแฟ้มเอกสาร จำนวน 6 ชิ้น
6.) จัดพิมรายละเอียดยอดค้างชำระของผู้เช่าพื้นที่สวนหลวง-สามย่าน ผ่านระบบ Orcle จำนวน 8 เรื่อง
7.) ตรวจเช็คข้อมูลบ้านเลขที่ให้ถูกต้อง
8.) ปิดเรื่องยอดค้างชำระค่าเช่าผ่านระบบ Orcle จำนวน 3 เรื่อง
9.) แยกแฟ้มเอกสารรายละเอียดการชำระค่าเช่า ออกตามอาคารเลขที่,ล็อก,หมอน จำนวน 212 แฟ้ม
10.) นำเอกสารรายละเอียดการชำระค่าเช่าพร้อมแบบติดตามหนี้ด้วยวาจาเข้าแฟ้ม จำนวน 240 เรื่อง
11.) รับ-ส่ง Fax จำนวน 9 ฉบับ
12.) ส่งเอกสารภายใน ผ่านระบบ Orcle จำนวน 2 เรื่อง
13.) ลงบันทึกรายละเอียดค่าเช่า จำนวน 1 เรื่อง
14.) ทดลองออกใบเสร็จการชำระค่าเช่า จำนวน 1 ฉบับ
15.) ถ่ายเอกสารใบเสณ้จรับเงินค่าเช่าและคำแนะนำการชำระค่าเช่าพื้นที่ จำนวน 1,502 แผ่น
16.) ค้นหาแฟ้มประวัติการชำระค่าเช่าจากตู้เก็บแฟ้มเอกสาร
17.) จัดทำป้ายชื่อผู้เช่าติดแฟ้มเอกสารรายละเอียดการชำระค่าเช่า จำนวน 12 ชิ้น
18.) นำแฟ้มประวัติการชำระค่าเช่าเข้าตู้เอกสาร
19.) พิมบันทึกข้อความ จำนวน 1 เรื่อง
20.) จัดพิมคำแนะนำในการชำระเงินค่าเช่าพื้นที่ด้วยโปรแกรม Microsoft Word จำนวน 1 เรื่อง
21.) ลงบันทึกรายงานสมุดส่งเรื่อง จำนวน 1 เรื่อง
22.) จัดพิมใบแจ้งหนี้ค่าเช่า/INVOICE ด้วยโปรแกรม Microsoft Word จำนวน 1 ฉบับ
สภาพปัญหาและอุปสรรค
1.) เครื่องถ่ายเอกสารมีอยู่ 1เครื่อง เวลาถ่ายเอกสารจำนวนมาก ทำให้ไม่ค่อยสะดวก
2.) ในการสั่งพิมพ์เอกสารที่จัดพิมพ์ ต้องสอบถามพี่ๆในแผนกว่ามีใครสั่งพิมพิ์เอกสารอยู่หรือป่าว เพราะ เครื่องพิมต้องใช้ด้วยกันหลายคน
3.) เวลาปริ้นงานต้องคอยดูและเช็คกระดาษที่จะปริ้นเอกสาร เพราะจะมีกระดาษหลายแบบที่ใช้ปริ้นเอกสาร
4.) ในการค้นหาหรือเก็บแฟ้มเอกสารต้องตรวจดูลำดับ และ ชื่อ ให้ถี่ถ้วน เพื่อป้องกันการผิดพลาด
วิธีการแก้ปัญหา
1.) สั่งถ่ายเอกสารในจำนวน น้อย ๆ เพื่อที่ผู้อื่นจะได้ใช้เครื่องถ่ายเอกสารโดยไม่ต้องรอเราถ่ายเอกสารหลายๆ แผ่น
2.) สอบถามพี่ๆในแผนกว่ามีผู้มดสั่งพิมพ์เอกสารอยู่หรือไม่ ถ้ามีก็ชะลอการสั่งพิมพ์เอกสารไปก่อน
3.) ต้องหมั่นตรวจเช็คก่อนจะทำการปริ้นเอกสารทุกครั้ง เผื่อความถูกต้อง
4.) ตรวจเช็คลำดับที่และการเก็บเอกสารให้ถี่ถ้วน
ประโยชน์ที่ได้รับ
1.) ฝึกให้มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
2.) ฝึกให้มีความละเอียดรอบคอบในการทำงาน
3.) ฝึกให้มีสมาธิในการทำงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น